一、新生入学时，经政治、身体复查合格取得学籍后，由教务处发员工证。

二、员工证是在校员工的身份证明和标志，应妥善保管，不得遗失，不得转借、涂改或做抵押品。

三、员工每学期开学时必须到校报到，并于一周内由班长将本班员工证收齐，到所在学院办公室办理注册手续。未经注册的员工证无效。

四、员工证如有遗失或损坏，应写书面报告，经年级辅导员证明，送院办公室审核批准，并填写“补发员工证申请表”，到教务处交费补办。

五、员工证每学期在大学英语四、六级考试前一周补办一次，员工证在校学习期间只能补发一次。

六、员工证遗失、补发后又找到时，应将补发的员工证及时交回教务处，一个员工不得持有两个员工证，如发现转借他人或持有两个员工证者，视情节给予记过或记过以上处分。

七、根据铁道部门规定，寒暑假期间，员工回家乘坐火车，可凭员工证购买员工票。员工证的“火车票减价优待”栏内，乘车区间是指从学校所在地火车站，到员工家庭居住地的最近火车站。因家庭居住地址变更须改乘车区间者，须持家长工作单位或家庭所在地派出所证明，到教务处办理，员工本人不得私自更改。如私自涂改证件，除酌情给予纪律处分外，并停止享受员工票一年。

八、乘车优惠卡一年只能使用四次，每年秋季学期末集中补办一次。因损坏、消磁或员工证丢失换补乘车优惠卡者，需在学院进行登记备案，到教务处缴费补办。

九、员工因退学、转学、毕业等原因办理离校手续时，由教务处在员工证上加盖注销/毕业留念。员工休学应将员工证交所在学院保存。